W 2026 roku paragon z NIP-em nabywcy na kwotę do 450 zł brutto (albo 100 euro) nadal jest fakturą uproszczoną: możesz na jego podstawie odliczyć VAT i ująć wydatek w kosztach. Kluczowe jest, by NIP podać przed wydrukiem. Takie paragony do końca 2026 roku wystawia się poza KSeF, a od 2027 roku przestaną być uznawane za faktury.
Gotówką możesz zapłacić innej firmie – albo przyjąć od niej zapłatę – tylko wtedy, gdy wartość całej transakcji nie przekracza 15 000 zł brutto. Powyżej tej kwoty pieniądze muszą przejść przez rachunek płatniczy – w przeciwnym razie wydatek nie będzie kosztem podatkowym. W sprzedaży klientom prywatnym ogólnego limitu gotówki polskie prawo dziś nie przewiduje.
Obowiązek dotyczy przedsiębiorców, którzy muszą rejestrować sprzedaż na kasie fiskalnej: od 1 stycznia 2022 roku muszą oni umożliwić klientom zapłatę bezgotówkową w każdym miejscu prowadzenia działalności. Nie musi to być klasyczny terminal – wystarczy jedna metoda, np. BLIK, przelew albo aplikacja przyjmująca karty w telefonie. Za brak takiej możliwości nie ma grzywny, ale są konsekwencje w rozliczeniach VAT.
Jeśli rozliczasz się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, wydatki na delegację pracownika nie zmniejszą Twojego podatku, bo ryczałt płacisz od przychodu, bez odliczania kosztów. Twoje obowiązki jako pracodawcy pozostają jednak takie same: pracownik ma prawo do diety i zwrotu kosztów podróży, a prawidłowo rozliczone należności są dla niego wolne od PIT i składek ZUS. Podróż służbowa, potocznie nazywana delegacją, to wykonywanie na Twoje polecenie zadania poza miejscowością, w której jest siedziba firmy, albo poza stałym miejscem pracy pracownika.
Jeśli jako wspólnik lub członek zarządu używasz własnego laptopa czy telefonu do pracy dla spółki, możesz sprzęt spółce wynająć, użyczyć go bezpłatnie albo sprzedać. Każde z tych rozwiązań ma inne skutki podatkowe – dla Ciebie i dla spółki. Najważniejsze, żeby wybór był świadomy i opisany w umowie, bo wtedy łatwiej obronić zarówno koszty, jak i rozliczenia.
